導入時期 ： 2017年

業種： 情報・通信

導入サービス ： 電子署名／デジタル・トランザクション・マネジメント：DocuSign

導入概要

放送局や広告代理店、アーティストなどとの多岐に渡る相手先との契約に
ドキュサインを活用、権利ビジネスの根幹となる契約業務をデジタル化

日本の音楽・アニメ業界を牽引するエイベックス株式会社は、2020 年に向け自社を「第三創業期」と位置づけ、事業ドメインを「音楽」「アニメ」「デジタル」に集約。「avex group 成長戦略 2020 ～未来志向型エンタテインメント企業へ～ 」のスローガンのもと全社的な改革を進めている。また、2017 年 12 月には、「コミュニケーション・コラボレーションが起きる」「働きがいのある」「エンタテインメント企業ならではの機能を備えている」の 3 つのコンセプトでデザイン・設計した新社屋がオープン。エイベックスならではのワークスマートやイノベーションと、エンタテインメントを中心とした新しいコミュニティに成長することを目指している。

お客さまの課題・目的

権利ビジネスの根幹となる契約書をペーパレスに

新しいオフィスでは全従業員の座席がフリーアドレスとなり、以前から推進していた業務のペーパレス化が加速した。それに伴い、契約部門でも紙の削減が課題となった。「紙による契約は煩雑なので簡素化したい、という考えは、昔から持っていました」と同社音楽管理グループで契約業務を統括するシニアスーパーバイザーの坂本祥一氏は語る。

「エイベックスは、音楽、ライブ、マーチャンダイジング、アニメ、映像配信サービスなど多岐にわたるエンタテインメント事業を展開しており、契約はこれら権利ビジネスの根幹を成します。アーティスト、広告代理店、放送局をはじめとした様々な相手先との契約書は年間数千件を超え、かつ 1 件の契約書に複数の契約者がいることが少なくない。これを効率化、デジタル化することは、予てからの課題でした」。

ソリューション・解決方法

前述した通り、すでに社内業務のペーパレス化は進んでおり、社内決裁や契約稟議などにはシステムが導入され、ペーパレス化されていた。「ただラストワンマイル、つまり契約の『締結』だけは、紙にプリントアウトして、押印して、郵送していました。ドキュサインを導入することで、エンドツーエンドでペーパレスにすることができました」。

実績、知名度、使い易さでドキュサインを採用。発送の必要がなく大きな効果を上げる

電子署名ソリューションを導入する際には様々な選択肢があったが、比較的迷わずにドキュサインを選んだと言う。「ドキュサインに決めた理由は比較的シンプルで、世界中の企業が使っている実績、知名度、そして利便性です」と語るのは同社 IT システムグループのシニアスーパーバイザーである鄭康彦氏。「加えてエイベックスでは海外のアーティスト、プロデューサー、メディア、エンタテインメント企業、グローバル IT サービスなどとの契約も多いので、世界中で使われているというのは大きな理由の 1 つになりました。欧米では電子署名の標準ツールがドキュサインなので、国際契約がスムーズに進みます」と続ける。

効果と今後の展開

実際の導入効果はどうだろうか？「ペーパレスには様々なメリットがありますが、契約書を発送する必要がなくなったことが非常に大きいです。例えば、多忙で常に移動しているアーティストの方々に印刷した契約書を郵送、もしくは手渡しして署名捺印してもらうのは、先方も私たちにとっても非常に時間のかかる作業です。それがドキュサインだと、スマホで契約書を確認してタップしてもらうだけで署名捺印し契約が締結できるので、双方にとって大きなメリットがあります」と坂本氏は語る。

複数の契約者がいる場合や緊急の契約、印紙の問題や契約書の保管など、「紙」に関する様々な問題を解決

また、エンタテインメントビジネスならではの契約にもドキュサインは重宝する。例えば映画やアニメの製作は製作委員会を作って行うので、プロジェクトによっては契約書の署名者が 10 人を超えることがある。そうなると、予定を合わせ一度に集まって署名捺印してもらうのは難しく、一方 1 人1 人署名捺印して次の人に郵送、となると途方もない時間がかかる。さらに修正があると最初からやり直しとなる。

「ドキュサインを使うことで、この悩みは解決されます。また多くの人に契約書を回覧するので、稀にですが、契約書を紛失する場合もあります。契約額が大きいと印紙代も高額になるので、契約書の紛失は大きなコス ト増に繋がります。ドキュサインのような電子契約だと印紙が必要ないので、その面でも安心です」。坂本氏は続ける、「締結スピードは普通なら数週間、場合によっては１ヶ月を超える場合があるのが、ドキュサインだと数日、早ければその日のうちに締結できるので、非常に助かっています」。

海外アーティストに関する至急案件の際もドキュサインが活躍する。「急遽、海外アーティストのテレビやコンサート出演が決まり来日することになるケースも少なくはありません。この場合、数日間など非常に限られた時間内にビザの申請をしなくてはならず、その際に契約書を合わせて提出しなければなりません。従来は紙に印刷した契約書を国際郵便でやりとりしなければなりませんでしたが、ドキュサインだとクラウド上で瞬時に契約できるので、とてもスムーズ且つ確実に入国のための手続きを開始できます」。

そしてクラウドベースのドキュサインは、契約書の「保管」という部分でもメリットがある。日本では、契約書の原本が紙の場合は紙を保管しなければならない。紛失を防ぎ、過去の契約書の検索や文書の管理をしやすくするため、企業は外部の倉庫に契約書の管理を委託することが多い。ドキュサインを使って電子的に契約を行えば、銀行レベルのセキュリティを持ったドキュサインのクラウドで PDF を管理すればよく、保管の手間とコストを減らし、かつ過去の契約書の検索なども簡単にできる。

問題はクラウドでなく、企業の運用ルールや文化

電子署名ツールでよくある、署名者側の問題にはどう対処したのであろうか？「署名してもらう相手企業がドキュサインのセキュリティに不安を持ったことが何回かありましたが、丁寧に説明し納得、安心してもらい使って頂いています。また先方のファイアーウォールがメールを弾く、ということもありましたが、これは先方にホワイトリストの設定さえしていただければ全く問題ありませんでした。つまり、問題はドキュサインでなく、先方の運用ルールや企業文化ですね。ドキュサインそのものには問題ありません」と鄭氏は語る。

「今後ドキュサインを活用してみたいのは、印税の報告書です。現在、紙で送っているものをドキュサインで送信すれば、相当の手間が省けるとともに、双方で安全性や内容の証拠性が担保された上での管理が可能になると考えます」、と坂本氏はさらなるデジタル化へのビジョンを語った。 今回ドキュサインの導入は、ドキュサインのパートナーである三井情報株式会社が行った。導入のコンサルティングから導入後のユーザーサポート、そしてクラウドによる電子契約導入に当たっての疑問に対する丁寧な説明など、同社の経験とサービス無しでは、このプロジェクトは成り立たなかった。

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