導入時期 ： 2017年

業種： 小売

導入サービス ： 電子署名／デジタル・トランザクション・マネジメント：DocuSign

導入概要

先人から受け継いだ歴史と企業文化を守りつつ
ドキュサインで稟議プロセスをペーパーレス化

1673年創業の越後屋を起源にもつ三越と、1886年創業の伊勢屋丹治呉服店を起源にもつ伊勢丹が2008年に合併して生まれた三越伊勢丹ホールディングスは、「世界随一の小売サービス業グループ」をめざしていくことをビジョンに掲げている。また、数百年継続している企業には、其々、企業文化を育んだ建物管理業務にも独自の文化がある。それを統合しながら三越伊勢丹グループの全建物管理を担っているのが三越伊勢丹プロパティ・デザインのビルマネジメント事業部である。国指定重要文化財である三越日本橋本店など歴史のある建物維持や、日々変化する百貨店オペレーション変更依頼に迅速かつ安全に対応する。ただ歴史があるため何をするにも紙による依頼および承認として印鑑が必要であり、一日に百枚以上くる依頼書を管理している。今回、同所属のシステムネットワーク担当では、店内ネットワーク変更依頼の効率化にドキュサインを採用し、ペーパーレス化による業務の効率化を図った。

お客さまの課題・目的

紙と印鑑の文化をドキュサインで改革

三越伊勢丹グループは、百貨店及びサテライト店・物流拠点と全国に50を超える拠点を持つ。これらの拠点が、バレンタイン、お中元、お歳暮、クリスマス、雛祭り、五月人形、振袖、日本各地の物産展、などの催事ごとレイアウトを変更する。レイアウトを変更する度に、ネットワークを引いたりPOSを入れたりと、様々なネットワーク工事が必要になる。従来までは従業員が工事の依頼書を紙で書き、工事を取り仕切るビルマネジメント事業部にFaxで送信したり、社内便で送付していた。結果、双方とも膨大な紙の処理に追われていた。

ソリューション・解決方法

「百貨店では、大きなものから小さなものまで年間で1店舗あたり50～100の催事を行っています。その度に全国の拠点から受け取る膨大な紙の依頼書の処理に追われていて、非効率さを感じていました。これを何とかできないか、と常に試行錯誤していました」と語るのは、ビルマネジメント事業部管理部システムネットワーク担当長の若宮茂徳氏。若宮氏は、この昔ながらのプロセスをドキュサインを使って自動化した。

効果と今後の展開

まずは使ってみて、利便性を理解してもらう

ドキュサインを使うときに直面する、サインする側の問題はどのように解決したのであろうか？「印鑑文化は残すも、いつでもでこでもデバイスを選ばないドキュサインを拡大して、利便性を理解してもらう方がよいと判断して、進めました。パソコンやスマホでボタンを押すだけなので、使い難い訳がありません」。

若宮氏はドキュサイン導入の効果を「効果としては、スピードも勿論ですが、封入やファイリングの手間がなくなったことと、それに伴い人件費・時間・保管スペースの効率化ができたことが大きいと思います」と説明する。「ただし、申請だけが一気通貫でもダメで、受け取った側もプロセスが自動化していなければなりません。申請から工事部門に依頼が流れ、工事が完了するまで、スムーズに自動化させることがポイントです」、と業務プロセス改革成功の秘訣を語った。

50数拠点あるうち、殆どの拠点ではこのプロセスの導入が終わっており、残り数店舗だという。「やり始めてから1年足らずでここまで進みました。これは、運用する人間も一緒になって、仕組みだけでなく、体制と運用ルールも整えたおかげです。依頼者が困るところをドキュサインはうまく巻き取っていて、現場が抱えていた問題を解決してくれました」。 

 ドキュサインを導入して成功している企業の共通点は

１）心配もあるかもしれないがまずは導入して使ってもらうこと。使えば必ず利便性を感じることができる。

２）要望に沿って迅速に軌道修正を繰り返す。

３）地道な啓蒙活動

の3点がある。

新しいことをはじめれば、問題に直面するのは当たり前である。そこで躓いてはいつになっても新しいことはできない。進化できない企業は競争に取り残されるのである。

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