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電子署名/デジタル・トランザクション・マネジメント:DocuSign

 

 

DocuSign は、世界中の企業やユーザーが、いつでも、どこでも、どのデバイスでも安心して文書の署名、送信、管理を行える電子署名ソリューションで、電子署名/デジタル・トランザクション・マネジメント(※)分野のクラウドサービスとして、現在188カ国で11万社以上が利用しているグローバルスタンダードなソリューションです。

印刷、FAX送信、スキャン、宅配便に代わって、デジタルで承認や意思決定を行うことができる、最も簡単で、高速で、信頼できる手段です。あらゆる規模の企業や業種で、契約や承認、ワークフローをスピードアップします。

※デジタル・トランザクション・マネジメント(DTM)とは、書面による契約や申し込み、承認プロセスや証跡の保管などの従来アナログで行っていた業務をデジタル管理するためのオンラインサービスの総称です。デジタル・トランザクション・マネジメントを導入することで企業の業務プロセスを大幅に改善しROIを向上させることができます。

 

 

このようなお悩みはありませんか?

・契約締結処理に時間がかかる(書類の送付や押印)
・記載漏れや不備によって書類が何度も往復する
・紙書類とシステムで同じような内容を二重に入力する
・ファイリングされた膨大な紙書類の保管と、必要な書類を見つけ出す
  ための手間がかかる

 

これらは身の回りのビジネスシーンによくある風景です。
誰もがストレスを感じながらもなかなか改善できないビジネスの基本プロセスを、DocuSignを使うことによって短期間で変革することが可能です。

※日本では2000年以降、「電子署名及び認証業務に関する法律」で電子署名が認められています。

DocuSign社のWebサイトで詳細を見る

 

 

DocuSignでビジネスプロセスをフルデジタル化

DocuSignは単なる電子署名ソリューションではありません。
電子署名をする文書を回付する承認プロセス(ワークフロー)や、文書を保管し関係者と共有するためのフォルダ、Webや他システムとの連携機能といった、ビジネスプロセスをデジタル化するために必要な機能を兼ね備えたプラットフォームです。

 

 

ビジネスの基本プロセスをデジタル化する、DocuSignのメリット

メリット1)ビジネススピードの大幅な向上
書類を印刷して郵送し、捺印してもらった上で返送してもらう ― 従来は何日もかかっていたやり取りを、全てデジタル化することでビジネススピードが大幅に向上します。

メリット2)紙出力/郵送/保管等に掛る事務処理コスト、印紙代の削減
ビジネスプロセスをデジタル化することで、書類の印刷、郵送、保管にかかっていたコストや印紙代を削減することができます。

メリット3)書類の記載不備の防止、証跡の追跡等、コンプライアンスの強化
記入項目を必須入力にしておくことで、記入漏れや不備によって書類が何度も往復する事を防ぎます。また、証跡の追跡ができるログ管理機能でコンプライアンスを強化します。

メリット4)書類の共有、可視化による業務効率向上
クラウド上のフォルダに文書を保管することで、ファイリングされた膨大な紙書類から書類を見つけ出すための手間を削減できます。

メリット5)他システムとの連携で、二重入力の手間を削減
他システムとの連携設定をしておけば、DocuSign上で入力した項目を他システムにも反映させることができ、紙書類とシステムとで二重に入力していた内容が一度で完了します。

 

 

DocuSignの特長

DocuSignを利用した契約締結プロセスは、シンプルな5ステップ

送信者のアクション 1. エンベロープの作成
エンベロープの作成
プロセスを回すために必要な書類をエンベロープに追加し、受信者設定(メールアドレス/回付順序/認証方法等)やメール件名/本文コメントの追加、リマインダ通知設定等を行います
※エンベロープは、DocuSign上で署名をしてもらうために必要な書類を送信するためのコンテナです
2. 署名欄の追加
署名欄の追加
書類に会社名/役職/氏名/署名等の入力項目を設定します
3. 送信エンベロープ送信 エンベロープが完成したら、Eメール件名・本文(任意)を入力して送信します
受信者のアクション 4. 受信メールの確認受信メールの確認 DocuSignから届いたメールから、Webブラウザ上での書類の確認に進みます
5. ドキュメントに署名書類に署名 受け取った書類の内容を確認し、署名欄を含む入力項目に入力して完了です。必要に応じて、署名した書類はPDF保存・印刷することができます

DocuSignをご利用中のお客様

DocuSignは、電子署名/DTM(※)分野のクラウドサービスとして、現在188カ国で11万社以上が利用しているグローバルスタンダードなソリューションです。

(※)Digital Transaction Managementの略

主な機能

ライセンスの種類

■ スタンダード
■ ビジネスPro
■ エンタープライズPro

DocuSignを利用し、署名を依頼するにはライセンスが必要です。(署名を依頼された側はライセンス不要)
各ライセンスで利用可能な機能についてはお問合せください。

DocuSignのセキュリティ

ISO 27001(ISMS):情報資産を様々な脅威から守り、リスクを軽減させるための総合的な情報セキュリティ・マネジメントシステム

SSAE16:米国公認会計士協会が定めた、受託業務を行う会社の、内部統制の有効性を評価する保証基準

PCI DSS 2.0:クレジットカードの国際ブランドが共同策定したカード情報保護のためのセキュリティー基準

TRUSTe :個人情報を扱うWebサイトが利用者に対する信用度・信頼度を向上するための個人情報保護第三者認証プログラム・機関

U.S. Department of Commerce Safe Harbor :米国商務省が定めた個人情報保護に関するプログラム

DocuSignで変わる契約締結プロセス

ビジネス文書を作成し、署名・押印を取り付け、最終的に保管するという、企業における一連の基本的なプロセスを、人によるマニュアル作業から、クラウドを使ったデジタル処理に移行させることによって、ビジネスのスピードを加速させ、コストを大幅に削減することができます。

DocuSignで変わる受注プロセス

DocuSignを利用することで、契約書の締結プロセスや申請書の受付プロセス等を、簡単に電子化することが可能です。

業務別活用シーン

sales
営業
■受注業務
■営業報酬契約
■販売代理店契約
■営業雇用契約
■契約条件
hr
人事
■新規採用の書類手続き
■採用時のNDA
■入社・退社時のチェックリスト
■社内異動の申請・承認
■従業員の雇用規定の配布・同意
■臨時雇用契約
■有給休暇申請・処理
■給与計算・申請フォーム
accounting
経理財務
■請求書処理
■資本金管理
■在庫管理の承認
■監査の承認
■資産振替・償却
■M&Aの書類管理
legal
法務
■情報非公開契約(NDA)
■契約管理
■社内コンプライアンス
■理事・取締役会議の議事録
general
総務
■来客者の登録
■業務依頼書
■リース契約
■社内移動の手続き
■器具のレンタル申請書
■業者出入り申請
purchasing
購買
■発注書
■SLAの承認
■マスター・サービス契約
■ベンダーのコンプライアンスチェック
marketing
マーケティング
■イベントへの登録
■メールキャンペーンの事前承認
■ブランドのコンプライアンス・監査
■イベント・ベンダーの承認
md
商品開発
■仕様変更の依頼・管理
■製品リリースの管理
■コードレビューの報告
■製品・商品の仕様確認
■プロジェクト立上げの承認
support
サポート
■アカウント変更依頼
■サービス・業務依頼申請
■規定の変更依頼
■セルフサービスの申請
■コンプライアンス
■フィールドサービス
■社内業務変更の手続き
it
IT
■資産管理
■ITの仕様変更依頼
■仕様変更の承認
■システム・アクセスの管理
■事故報告
■プロダクションへの移行承認
■メンテナンスの承認

多種多様なアプリケーションとの連携実績と、業界標準のREST/SOAP API
DocuSignは、1,600以上の他アプリケーションとの連携実績があります。
オープンAPIで、他アプリケーションとの連携を柔軟かつ容易に実現することができます。

API連携パートナー

お客様のニーズを満たす、柔軟なDTM導入が可能

DocuSignは、スタンドアロン型でのご利用はもちろんのこと、お客様のご要望に合わせて他アプリケーションと連携して導入したり、アプリやWebサイト内にDocuSignを埋め込んでご利用頂くことが可能です。

①スタンドアロン型のご利用 ②他アプリケーションとの連携 ③アプリケーションやWebサイトへの埋め込み

application_web
  • 容易に導入可能
  • 迅速な展開が可能
  • 高い自由度
  • 容易に連携可能なコネクター
  • 企業で良く利用されているプロダクティビティーアプリや業界固有のアプリとの連携を実現
  • 旧来型システムとの連携
  • クラウド, オンプレ双方と連携可
  • Webアプリ内にDocuSignの機能を埋め込み可能
     

他アプリケーションとの連携

数多くの一般的なシステムとの接続を可能とする独創的なコネクターの巨大なエコシステム

CRM
Salesforce
Microsoft Dynamics
SUGARCRM

 

  • 容易に入手でき、迅速に導入が可能な100を超える革新的なコネクター
  • 企業で良く利用されているCRM, プロダクティビティー, ERP/CLM, コラボレーション系と簡単に連携でき、即業務に活かせる優位性
  • 現在利用している業界固有のアプリと連携し、承認プロセス等を自動化

     

プロダクティビティー
Office365
Google
ERP/CLM
NETSUITE
ARIBA
SAP 
APTTUS
クラウドストレージ
GoogleDrive
Box
Dropbox
 
✔ ワークフローサポートと効率化を実現
✔ 既存システムへの投資以上に、より多くの効果をもたらす
✔ 短期間で導入可能  

DocuSign for Salesforceのご紹介

DocuSign for Salesforceで実現可能なこと

  • 署名用ドキュメントをSalesforceから送信
  • Salesforceオブジェクトのデータを署名用 文書に自動埋め込み
  • 自動的にワークフローを生成
  • Chatter経由で進捗状況をリアルタイムで確認
  • スマートデバイスアプリ Salesforce1対応
  • Salesforceの中で署名の進捗状況管理、 署名済みドキュメントの確認
  • 11言語に対応 

DocuSign for Salesforceを導入するメリット

Salesforceの画面から離れることなく、契約内容の修正や実際の契約処理を容易かつ迅速、安全に実施でき、高いROIを実現することができます。

案件クローズ
時間の短縮
運用コスト
削減
正確さの向上
モバイル対応
CRM投資の効果最大化


契約書の関係化医者間での署名プロセスの改善
(例:14日→ 1日)
 


(例:$19削減
/1文書)


自動化されたデータフローにより実現


いつでも、どこでも仕掛中のトランザクション(プロセス)を完了可能


(例:組織を跨いでCRM利用率が最大300%向上)

アプリケーションやWebサイトへの埋め込み

アプリやWebサイトにDocuSignの機能を埋め込み

  • DocuSignを容易にビジネスアプリと連携させることができる、簡単かつ強力なAPIフレームワーク
  • REST, SOAP APIs
  • SDK, サンプルコード, APIレシピ・チュートリアル等の豊富なコンテンツを含む、開発者向けDeveloper Centerを開放
✔ 文書をやりとりする時間(往復郵送、FAX等)を短縮し、複雑なワークフローの無駄をなくし合理化
✔ 無駄のない最短での処理と、バックオフィスシステムとのシームレスな連携を実現

お問い合わせ

担当部門:クラウドサービス部 第一営業室