三井物産株式会社様　DocuSign導入事例

導入時期 ： 2019年

業種：流通

導入サービス ：電子署名／デジタル・トランザクション・マネジメント：DocuSign

導入概要

デジタル・トランスフォーメーションのラスト・ワンマイルにDocuSign Agreement Cloud を導入、電子署名で完全デジタル化。

三井物産株式会社は総資産が約12兆円、年間収益が約7兆円の総合商社、日本を代表する企業だ。その1947年に設立した伝統的な日本企業が、全社を対象に電子署名を導入した。

電子署名導入のきっかけは、新社屋への引越しにともなう完全デジタル化

2020年5月に移転した三井物産の大手町新社屋では、次世代のビジネス環境への対応を目指して固定デスクを廃止したグループアドレス化を開始している。PCやスマートフォンがあれば、時間や場所に関係なく仕事ができる状態だ。ところがグループアドレス化は契約書、稟議書などに残る「紙とハンコ」が、無駄な時間、コストを発生させ、効率化を最後まで妨げる課題と考えられていた。

この「ラスト・ワンマイル」は、どこの企業にとっても、エンド・ツー・エンドでのデジタル・トランスフォーメーション実現のボトルネックとなる。そして同社はその問題の解決のため、電子署名の導入に向けて舵を切った。

「もともと社内でペーパレスのニーズがあり、また世の中の流れは電子署名だな、というのはありました」と語るのは、三井物産株式会社デジタル総合戦略部ユーザーエクスペリエンス改革室長の下田幸大氏。「我々の部署は、三井物産全体のデジタル化を統括する部門で、以前から電子署名の調査はしていました。また弊社の法務部は先進的な考えを持っていたので、スムーズにコラボレーションができたのも大きかったと思います」。

契約に関する内規を変更して電子署名導入を実現

「紙とハンコ」は、伝統的な日本企業に存在する難攻不落のプロセスだ。同社でも同様に、内規で電子署名は使えないことになっていた。電子署名の導入にあたり、特に日本の比較的大きな規模の企業では、実は技術的なことよりも、この社内のルールの変更が、導入へのボトルネックになっているところが多い。

「弊社では、紙の契約を前提としていた内規を変更して電子署名の利用を可能としました。比較的スムーズに進めることができたのは、関係する部署が、みな同じ考えを持ち始めていたことが大きかったと思います。我々デジタルを推進する部門、法務部門、そしてCFO部門が一枚岩になって進めることができました。もちろん、他にもさまざまな部署が関連するので、彼らとはきちんとコミュニケーションをとりました」。

下田氏は続ける、「また、弊社は商社なので、海外の取引が非常に多く、電子署名の利用をよく見ていたことも大きかったかもしれません」。いまや欧米では、契約書に電子署名を使うのはあたりまえだ。それを日本企業だけ頑なに拒むのであれば取り残される、という訳だ。

グローバルで標準的に使われ、国内外どの顧客とも使用できるドキュサインを選択

電子署名の選択に際しては、国内外のさまざまなツールを検討した。その結果、ドキュサインが提供する合意・契約をデジタル化するプラットフォーム「DocuSign Agreement Cloud」の電子署名ソリューション、「DocuSign eSignature」を選択した。その理由は、１）グローバル標準なので、国内外どの顧客ともスムーズに使うことができる利便性、２）世界中で多くのユーザーが利用する信頼性、３）世界のさまざまなセキュリティの認証を受けている安全性、の3つだ。

また技術的には、DocuSign eSignatureが提供する350以上の連携オプションも、選択の決め手になったという。三井物産が全社的に導入しているMicrosoft Office 365、そしてSharePoint Onlineとの連携がスムーズで、実績も豊富だ。Office 365で作った合意・契約文書に電子署名で署名して、SharePoint Onlineで保存する、という流れをスムーズに実現できるのはDocuSign eSignatureだけだった。

導入における技術的なポイントはMicrosoft製品との連携

実際に導入するに際して一番の要になったのはインテグレーションだった。DocuSign eSignatureで署名された文書を、部署ごとに管理されたSharePoint Onlineのフォルダに格納するプロセスで、プロセス自動化ツールであるMicrosoft Power Automateを利用した。また、社内ポータルに専用サイトを次の目的で設置した。

１）部署ごとにアクセス権を設定して統制をとる
２）IT部門の作業負担軽減のためのID申請・管理の仕組みを構築
３）部署ごとの利用数把握（BIレポート）機能の提供

さらにSharePoint Onlineを利用して問合せ掲示板を作成、Microsoft Power Queryで問合せデータをExcelに取得してステータス管理する、というサポートの流れも作った。

ドキュサインの経験豊富な三井情報がコンサルティングと実際の導入を行う

導入に際し社外の税理士や顧問弁護士に相談し、監査や法令への対処を検討、電子帳簿保存法に対応すべく内部規定も整備した。ユーザーエクスペリエンス改革室マネージャーの波田野信彦氏は「従来は契約書に署名捺印されて返送されるのが、長くかかるものでは数週間でしたが、導入後は1日、早いものでは数時間になりました。この圧倒的なスピード感はユーザーの生産性向上に寄与しています。またテレワークも進んでいることもあり、社内ユーザー数は日を追って伸び、現在は関係会社、海外現地法人への展開も開始しています」と語った。

下田氏は最後に、「合意・契約書のペーパレス化は、デジタル・トランスフォーメーションのラスト・ワンマイルです。これにより、真の働き方改革にもつながると思います。弊社の事例をもって、もっと日本企業に電子署名が浸透していって欲しいと考えています」と語った。さらに、「三井情報様には非常に感謝しています。その技術力と経験がなければ、これほどスムーズにはできませんでした」と続けた。三井情報は、監査対応を意識したドキュサイン活用方法を一緒に検討し、既存システム群との連携を含めたシステム構築や設定を担当。利用者向け専用ポータルページの準備、トレーニングの実施など、幅広い支援を行った。