学校法人関西学院様

導入時期： 2023年
業種： 文教
導入サービス： Okta、Box、Zoom、Slack

導入概要

安心・安全と利便性を両立する教育機関のコミュニケーション基盤を、Okta、Box、Slack、Zoomのベスト・オブ・ブリードで実現

学校法人関西学院（以後、関西学院）は、1889年に設立された私立の総合学園です。
同学は、DXを経営上の最重要戦略として位置づけ、「ICTを使って文化を変える」ことを目指した新たなコミュニケーション基盤を2024年春に本格稼働させます。教育におけるDXを加速させるために安心・安全を重視した上で、だれもが使いやすい仕組みを構想。Oktaによる認証を中心にBox、Slack、およびZoomというクラウドソリューションを連携させた基盤構築を三井情報のサポートのもとで実現しました。

後進だったICTに真剣に取り組み、時代をリードしていける存在に

関西学院は、「関学」として親しまれるブランドがあり、先進的なイメージもある教育機関ですが、意外なことにICTには出遅れていたといいます。情報化推進機構課長補佐北島大助氏は、「オンプレミスの業務システムがほとんどで、業務端末は有線接続。境界型防御のセキュリティでした。そのために、コロナ禍ではリモートでできることが限られ、かなり苦労しました。」と振り返ります。

一方、創立150周年を迎える2039年を見据えた構想「Kwansei Grand Challenge 2039」において、DXは経営上の最重要戦略と位置づけられました。北島氏は、「DXは教職員と学生・生徒のためだけではなく、業務部門とも有機的につながるものである必要があります。時代の変化に機敏に対応できるものが求められますし、大学だけでなく関西学院全体で使えるシステムを構想することになりました」と話します。「何らかの課題があり、それを解決するシステムを導入し続けると、似たようなシステムが大量に稼働することになります。そのため、下のレイヤーから考えることが大切で、さらにそのレイヤーでも目的を念頭に機能を精査することが不可欠でした」

最初に取り組むのは、基盤となる部分と決まりました。将来は1つの基盤の上でさまざまなアプリケーションを動かすことを前提として、安心・安全であり、さらに便利に使えるものである必要もあります。北島氏は、認証基盤を中心に、コンテンツ管理（ファイル共有）基盤、コミュニケーション基盤、およびオンライン会議システムを連携させることを構想し、複数のIT事業者に提案を依頼。三井情報をパートナーに選定しました。

関西学院
情報化推進機構課長補佐
北島大助氏

「営業さんの熱意を感じた提案で、Boxの導入・活用の経験値が高いことも好評でしたが、選定では印象は考慮せず、フラットに行いました。コストと実行力を含めて、さまざまな項目で点数付けしたのですが、評価者の中央値を取ったトータルスコアが最も高かったのが三井情報さんでした。ネットワークの案件でここ数年良い仕事をしてくれている実績もあり、今回はアプリケーションとはいえインフラに近いところですから、三井情報さんを信頼してお願いすることにしました」（北島氏）

教育機関に求められる「安全」は企業のニーズとは少し違う

大学にとって、ICT側が完全にガバナンスを効かせられるのは職員による業務利用までとなります。教員のPCは大学では支給せず、また学生は、自分たちにとって使い勝手の良いものを学習・研究に使用します。高校以下は大学に比べてガバナンスが効くのですが、全体構想に大学が含まれていることがプロジェクトの難しいポイントになります。

かつて利用していたクラウドのコラボレーションパッケージは、カタログスペックでは潤沢な機能を備えていましたが、ユーザーが自由に使うことによって情報流出のリスクが発生するという課題を抱えていました。北島氏は、「たとえば、学校では成績データを扱いますが、公開範囲を制限していなければユーザーのミスでデータ流出のリスクが出てきます。こうしたことを防ぐために細かな制限をかけようにも、機能群が裏でつながっているために、柔軟なポリシー制御も困難でした」と話します。「また、クラウド製品であるがゆえに、突然機能強化されて検索範囲が広がったり、権限が変更されてしまって、意図せぬ範囲にデータが閲覧できてしまう危険性が発生したケースもありました」。

こうした状況に陥らないために、利便性を損なわずにデータの流れを制限し、さらにシングルサインオンとセキュリティ強化のための認証基盤としてOktaを採用。コンテンツ管理にはBox、コミュニケーションのSlack、オンライン会議のZoomという3つの機能を分散型で活用し、データの流れに対するガバナンスを効かせながら運用することになったのです。

「Oktaを利用したことで、教育機関に最適な細かなセキュリティ設定をできるようになりました。三井情報さんの知見が生きた結果、Box内から絶対に出してはいけないデータとそうでないデータを切り分け、大丈夫なものはBYOD端末からも利用できるような運用も実現しています」（北島氏）。

大学において教員と学生が自由に自分たちの端末を利用することで生まれる課題もこれでクリアできます。北島氏は、「私たちが用意したシステムが便利でなければ、教員も学生も好きなツールを使います。それはそれで良いのですが、安全ではなくなりますよね。今回の基盤では、漏らしてはならないデータはきっちり守り、設定ミスや情報漏洩へのガバナンスはICT側できっちりと効かせることができます。こうした点で、本基盤は教育機関には最適だと自負しています。また、今回作った基盤は、コミュニケーションに便利な機能も用意し、問い合わせ窓口も一本化できます。たとえば学生が必要な書類を手に入れるために、どこの窓口に相談したらいいかわからず、聞いて回るような事態を防げるはずです」と話します。

Salesforce-Box連携イメージ

三井情報のサポートで、「ユーザーの目線」に立った改革を

2023年秋、プロジェクトは順調に進んでいます。現在は、OktaとZoomを先行稼働させ、職員の利用がスタートしています。北島氏は「プロジェクトマネジャーが、常にユーザー目線で話をしてくれるので助かっています」と話します。「三井情報さんは技術力は高いが、そのぶん一般ユーザーへの説明は少し苦手という印象を持っていましたが（笑）、今回のプロジェクトでは、わからない人にもわかりやすく説明いただけたことで、ICTとユーザーの橋渡しが非常にうまくいきました。」

今回のコミュニケーション基盤では、システムの整備以上に、有効活用してもらうことが重要になります。15人のプロジェクトメンバーは、改善、浸透、活用のサイクルをうまく回す運用の実現を念頭に、稼働後の体制を構想しています。同時に、スタートからうまく浸透させるために、ユーザーマニュアル動画の制作などにも取り組んでいます。先行稼働させたOktaとZoomについては、ユーザーアンケートを取って、すでに改善サイクルに入っているものもあります。

北島氏は、「私たちも“使う人の側に立って物事を考える”習慣を身につけようと努力しています。今後は、プロジェクト管理などさまざまなアプリケーションを追加する予定ですし、4つの基盤もユーザーの意見を受けて段階的に進化させなければなりません。終わりのないプロジェクトを三井情報さんと一緒に進めることで、時代をリードするコミュニケーション基盤へと育てていきたいと考えています」と話してくれました。